TOUR
Dimension Data
+/- 500
Intégrateur réseau / infrastructure IT
120 jours-homme
Description du projet : Gestion et réorganisation des équipes de Sales Admin (en charge de produire des offres techniques), des Contract Admin (en charge de passer les commandes d'équipements & maintenance associée et de planifier les livraisons, y compris les services d'installation), de gestion des stocks et de facturation de Dimension Data Belgique. 

L'analyse du traitement des dossiers clients a montré que le principal
processus end-ta-end prenait en moyenne 8,4 jours. La transmission du dossier entre trop d'interlocuteurs dans trop d'équipes différentes -chacune responsable d'une partie du processus administratif- causait beaucoup de lenteurs dans le traitement administratif des dossiers. La réorganisation des équipes par segments de clients a consisté à faire traiter les demandes clients intégralement par une équipe en charge de l'encodage de toutes les données d'offres, de commandes et de livraison. Le redéploiement des ressources dans une nouvelle organisation a abouti à baisser le temps de traitement sous les 5 jours en moyenne, pour tous les segments de clients. 

Importance du projet: le département géré par Gate-16 (Operations Manager a.i) et
réorganisé dans le cadre de projet compte 85 FTE. Chaque mois, ses équipes exécutent en moyenne 1500 offres, 500 commandes et autant de factures, pour un montant d'environ 14 Mio d'Euros. 
Approche SetupAs is evaluationTo be designBuildImplementGo Live
  
Résultats : Le projet end-to-end a couvert tous les aspects de l'organisatoin, depuis l'analyse business relative aux principes d'organisation à mettre en place jusqu'au déménagement des staff dans leurs nouvelles équipes et la génération de rapports de suivi de la production administrative de chaque équipe. 

Lessons learned : la production d'un rapport de service hebdomadaire est critique à deux niveaux. D'abord elle permet d'assurer la prise en charge de tous les demandes / dossiers clients. Les retards sont détectés avant une réaction du client et les causes sous-jacentes sont analysées de manière proactive. Ensuite, un tel rapport objective, au-delà des résistance aux changements, les gains mesurables et mesurés générés par les nouveaux modes d'organisation.