PRIVACYVERKLARING
Samenvatting
Deze privacyverklaring legt uit welke informatie wij over u verzamelen, hoe wij deze gebruiken en aan wie wij deze bekendmaken. Ook worden uw rechten met betrekking tot uw informatie uiteengezet en wordt aangegeven met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie of om vragen te stellen. Klik op de accordeonlabels hieronder om toegang te krijgen tot de meer gedetailleerde delen van deze verklaring.
Op wie deze privacyverklaring van toepassing is en wat eronder valt
Deze privacyverklaring is van toepassing op Gate-16 Be en Gate-16 Lux, waarvan de maatschappelijke zetels gevestigd zijn te 36 Azaliënlaan, B-1030 Brussel en 19 route de Bastogne, L-9638 Pommerloch.
Wij verbinden ons ertoe uw privacy te beschermen en uw informatie op een open en transparante manier te behandelen.
Deze privacyverklaring zet uiteen hoe wij informatie over u verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen wanneer wij. :
- wij leveren diensten aan u of onze klanten;
- u “onze website” gebruikt; of
- het uitvoeren van alle andere activiteiten die deel uitmaken van de exploitatie van ons bedrijf, zoals hieronder nader beschreven.
Wanneer we in dit beleid verwijzen naar “onze website” of “deze website”, bedoelen we de specifieke webpagina’s van Gate-16.com die in de rechterbovenhoek worden aangeduid als België, en de specifieke webpagina’s waarvan de URL begint met “https://www.gate-16.com.”.
Deze privacyverklaring bevat ook informatie over het delen van uw persoonsgegevens met andere derden (bijvoorbeeld onze dienstverleners).
In deze privacyverklaring wordt uw informatie soms “persoonsgegevens” of “persoonlijke informatie” genoemd. Dit is alle informatie die u direct of indirect identificeert. Wij kunnen de verwerking, verzameling, bescherming en bewaring van uw persoonsgegevens ook collectief aanduiden als de “verwerking” van die persoonsgegevens.
Welke informatie we verzamelen
In de loop van (i) het verlenen van diensten aan u of onze klanten, (ii) onze marketing- en wervingscampagnes/evenementen en (iii) het uitvoeren van due diligence met betrekking tot onze diensten (of het bespreken van potentiële diensten die wij kunnen verlenen), zullen wij persoonsgegevens over u verzamelen of verkrijgen. Wij kunnen ook persoonlijke gegevens over u verzamelen wanneer u onze website gebruikt.
Wij kunnen deze gegevens verzamelen of verkrijgen omdat:
- die u ons geeft (bijvoorbeeld in een formulier op onze website);
- andere mensen ons de gegevens geven (bijvoorbeeld uw werkgever of adviseur, of externe dienstverleners die wij gebruiken om ons te helpen ons bedrijf te runnen)
- het publiekelijk beschikbaar is; of
- wij nemen deze gegevens over u waar of leiden ze af uit de manier waarop u met ons of met anderen omgaat. Zo kunnen wij (of onze dienstverleners), om uw ervaring bij het gebruik van onze website te verbeteren en ervoor te zorgen dat deze efficiënt werkt, gebruik maken van cookies (kleine tekstbestanden die in de browser van een gebruiker worden opgeslagen) en web beacons waarmee persoonsgegevens kunnen worden verzameld. Meer informatie over hoe wij cookies en andere trackingtechnologieën gebruiken en hoe u deze kunt controleren, vindt u in onze cookieverklaring.
De persoonsgegevens die wij verzamelen of verkrijgen kunnen bestaan uit:
- basisgegevens: naam; leeftijd; geboortedatum;
- contactgegevens: e-mailadres; telefoonnummer; huisadres;
- land van verblijf
- geslacht;
- levensstijl en sociale omstandigheden (bijvoorbeeld uw hobby’s);
- gezinssituatie (bv. uw burgerlijke staat en afhankelijke personen);
- werk- en opleidingsgegevens (bv. diploma, verwachte afstudeerdatum, CV, voormalige of huidige school, de organisatie waarvoor u werkt en uw functietitel);
- financiële en fiscale informatie (bv. betalingsgegevens, uw inkomen en fiscale woonplaats);
- postings op alle blogs, forums, wiki’s en alle andere sociale mediatoepassingen en -diensten die wij aanbieden;
- IP-adres;
- browsertype en -taal
- toegangstijden;
- klachtgegevens;
- details over hoe u onze producten en diensten gebruikt;
- details over hoe u graag met ons communiceert en andere soortgelijke informatie; en
- alle andere persoonlijke informatie die u ons verstrekt om onze diensten te ontvangen.
De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen ook zogenaamde ‘gevoelige’ of ‘speciale categorieën’ persoonsgegevens omvatten, zoals:
- informatie over uw dieetwensen (bijv. wanneer Gate-16 u tijdens een vergadering van een lunch wil voorzien);
- uw gezondheidsgegevens (bv. zodat wij voor u redelijke voorzieningen kunnen treffen in onze gebouwen, producten en diensten);
- uw seksuele geaardheid (bijvoorbeeld als u ons gegevens verstrekt over uw echtgenoot of partner); en
- een kopie van uw identiteitskaart (bijv. voor anti-witwas doeleinden).
De soorten persoonsgegevens en speciale categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen variëren afhankelijk van de aard van de diensten die wij aan u of onze klant leveren, of van de manier waarop u onze Website gebruikt. In sommige zeldzame omstandigheden kunnen wij ook andere speciale categorieën van persoonsgegevens over u verzamelen omdat u die gegevens vrijwillig aan ons verstrekt of omdat wij verplicht zijn die gegevens te verzamelen als gevolg van wettelijke vereisten die aan ons zijn opgelegd.
Wanneer wij van onze klant persoonlijke gegevens over u krijgen, doen wij redelijke inspanningen om in het contract met de klant clausules op te nemen die hen verplichten te voldoen aan de wet- en regelgeving inzake privacy die relevant is voor die informatie; dit kan bijvoorbeeld inhouden dat de klant u op de hoogte heeft gesteld van de verzameling (en andere zaken) en de nodige toestemming heeft verkregen om die informatie te verwerken zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Wij begrijpen het belang van de bescherming van de privacy van kinderen. Onze Website en diensten zijn niet ontworpen voor, of opzettelijk gericht op, kinderen. Het is niet ons beleid om opzettelijk informatie over kinderen te verzamelen of op te slaan.
De wettelijke gronden die wij gebruiken voor de verwerking van persoonsgegevens
Wij zijn wettelijk verplicht om in deze privacyverklaring de rechtsgronden uiteen te zetten waarop wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken.
Bijgevolg gebruiken wij uw persoonsgegevens voor de hierboven beschreven doeleinden omdat:
- wij daarvoor uw toestemming hebben gekregen;
- van de wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn (bv. het bijhouden van een administratie voor reglementaire of fiscale doeleinden, het verstrekken van informatie aan een openbare instantie of wetshandhavingsinstantie);
- we een contract met u uitvoeren;
- we moeten juridische claims uitoefenen, vaststellen of verdedigen;
- de informatie is nodig om onze diensten aan u of onze klant te kunnen leveren;
- van onze legitieme belangen in de effectieve levering van onze diensten aan u of onze klant, zolang deze belangen niet opwegen tegen uw belangen; en
- van onze legitieme belangen in de effectieve en wettige werking van ons bedrijf (zoals maar niet beperkt tot het voorkomen van fraude, om ervoor te zorgen dat klachten worden onderzocht, om onze zakelijke belangen te beschermen, om onze diensten of producten te evalueren, te ontwikkelen of te verbeteren) zolang deze belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen.
Voor zover wij gevoelige persoonsgegevens over u verwerken voor een van de hierboven beschreven doeleinden, zullen wij dit doen omdat ofwel:
- u ons uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om die gegevens te verwerken;
- wij wettelijk verplicht zijn die gegevens te verwerken om te voldoen aan onze verplichtingen inzake “ken uw cliënt” en “anti-witwas” (of andere wettelijke verplichtingen die ons worden opgelegd);
- de verwerking is noodzakelijk om onze verplichtingen uit hoofde van de wetgeving inzake arbeid, sociale zekerheid of sociale bescherming na te komen;
- de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; of
- u de gegevens openbaar heeft gemaakt.
Wanneer wij wettelijk verplicht zijn uw uitdrukkelijke toestemming te verkrijgen om u bepaalde marketingmaterialen te verstrekken, zullen wij u dergelijke marketingmaterialen alleen verstrekken wanneer wij deze toestemming van u hebben verkregen.
Als u geen marketingmateriaal van ons wilt blijven ontvangen, kunt u op de uitschrijvingsfunctie in dergelijke communicatie klikken.
Aan wie wij uw gegevens bekendmaken
In verband met een of meer van de doeleinden die worden genoemd in de paragraaf “Hoe gebruiken we informatie over u?” hierboven, kunnen we gegevens over u bekendmaken aan:
- andere leden van Gate-1l BeLux;
- derden die diensten aan ons leveren;
- bevoegde autoriteiten (inclusief rechtbanken en autoriteiten die ons of onze klanten reguleren);
- uw werkgever en/of hun adviseurs;
- uw adviseurs;
- organisaties die ons helpen bij het terugdringen van fraude; en
- andere derden die redelijkerwijs toegang nodig hebben tot uw persoonlijke gegevens voor een of meer van de doeleinden die in het gedeelte “Hoe gebruiken wij informatie over u?” hierboven worden genoemd.
Onze Website host verschillende blogs, forums, wiki’s en andere sociale mediatoepassingen of -diensten waarmee u inhoud kunt delen met andere gebruikers (gezamenlijk “Sociale mediatoepassingen”). Belangrijk is dat alle persoonlijke informatie die u bijdraagt aan deze Sociale Media Toepassingen kan worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van de toepassing. Wij hebben weinig of geen controle over deze andere gebruikers en daarom kunnen wij niet garanderen dat alle informatie die u bijdraagt aan een Social Media Applications zal worden behandeld in overeenstemming met deze privacyverklaring.
Het kan ook zijn dat wij uw persoonlijke gegevens openbaar moeten maken indien dit vereist is
- door de wet;
- een toezichthouder;
- of tijdens juridische procedures.
Wij kunnen niet-persoonlijke, niet-geïdentificeerde en geaggregeerde informatie delen met derden voor verschillende doeleinden, waaronder:
- gegevensanalyse;
- onderzoek;
- inzendingen;
- thought leadership; en
- promotionele doeleinden.
Bescherming van uw persoonlijke gegevens
Wij gebruiken een reeks fysieke, elektronische en bestuurlijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens veilig, nauwkeurig en actueel blijven. Deze maatregelen omvatten
- opleiding en training van relevant personeel om ervoor te zorgen dat zij zich bewust zijn van onze privacyverplichtingen bij het omgaan met persoonsgegevens;
- administratieve en technische controles om de toegang tot persoonsgegevens te beperken op een “need to know”-basis;
- technologische beveiligingsmaatregelen, waaronder firewalls, encryptie en antivirussoftware; en
- fysieke beveiligingsmaatregelen, zoals veiligheidspassen voor het personeel om toegang te krijgen tot onze gebouwen.
Hoewel wij passende veiligheidsmaatregelen nemen zodra wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen, is de overdracht van gegevens via het internet (inclusief via e-mail) nooit volledig veilig. Wij proberen persoonlijke gegevens te beschermen, maar wij kunnen de veiligheid van gegevens die naar ons of door ons worden verzonden niet garanderen.
Hoe lang we uw gegevens bewaren
Wij bewaren uw persoonsgegevens op onze systemen voor de langste van de volgende perioden
- zolang als nodig is voor de betreffende activiteit of diensten;
- elke bewaartermijn die wettelijk vereist is; of
- het einde van de periode waarin rechtszaken of onderzoeken met betrekking tot de diensten zouden kunnen ontstaan.
Uw rechten
U hebt verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. In het bijzonder heeft u het recht om:
- bevestiging te krijgen dat wij uw persoonsgegevens verwerken en een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren;
- te vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u bewaren bijwerken, of de persoonsgegevens corrigeren die volgens u onjuist of onvolledig zijn;
- vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u bewaren, verwijderen of de manier waarop wij deze persoonsgegevens gebruiken, beperken;
- te allen tijde instemmen met onze verwerking van uw persoonsgegevens (voor zover deze verwerking is gebaseerd op toestemming);
- een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en deze persoonsgegevens aan een andere partij door te geven (voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of een contract); en
- bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.
Om een van uw rechten uit te oefenen, of als u andere vragen hebt over ons gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u een e-mail sturen naar hrm@gate-16.com .
U kunt deze contactgegevens ook gebruiken als u een klacht over uw privacy bij ons wilt indienen.
Als u uw bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, moet u er rekening mee houden dat wij in geval van gerede twijfel over uw identiteit een bewijs nodig kunnen hebben van wie u bent om uw verzoek te kunnen beantwoorden.
Rechten om een klacht in te dienen
Als u ontevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens hebben behandeld of over een vraag of verzoek met betrekking tot privacy die u bij ons hebt ingediend, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in uw rechtsgebied. Als u wilt worden doorverwezen naar de bevoegde DPA, neem dan contact met ons op zoals hierboven aangegeven.
Wijziging van deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of aanpassen.
Om u te laten weten wanneer wij wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, zullen wij de herzieningsdatum bovenaan deze pagina aanpassen. De nieuwe gewijzigde of aangepaste privacyverklaring is van toepassing vanaf die herzieningsdatum. Daarom raden wij u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de manier waarop wij uw informatie beschermen.
